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会社や団体あてには‘御中”……このことはよく知られているはずであるが、わざわざ“御中様”などと書いた誤りを見かける。
“各位”にも様はつけない。
各位は「皆々様方」という意で、これ自体で敬称になるので、様をつけては誤り。
「社員各位」「株主各位」「お得意様各位」という書き方をするが、特定できないときは単に「各位」と書く。
個人の場合は“様”に統一……“様”のほか、相手によっては“先生”などを用いることもある。
問題は役職名と氏名を併せて書く場合で、「山田一郎営業課長様」は誤り。
この順序で書けば“殿”が正しい。
お得意先などに出すレターでは「営業課長山田一郎様」と書く。
住所は氏名より上、名前は中央に大きく……矛口封筒（縦書き）の場合、あて先の住所は氏名より下に来ないように書く。
会社名、所属部署名は住所よりやや大きめに書き、中央よりやや右に書く。
受取人の氏名は封筒の中央に来るようにし、最も大きく書く。
役職名は氏名よりやや小さめに上に書き、氏名との間を１字分ほどあける。
“様”は氏名と同じか、やや大きめに書く。
和封筒の横書きは封を右にする……羊封筒（横書き）の場合も、和封筒と基本は同じである。
和封筒を横に使って表書きを横書きにするのは好ましくないが、もしその形をとるなら封をする箇所を右にする。
何よりも慣れ……社外文書の多くは、会社としての儀礼や業務上の必要に迫られて書くものである。
その時々の担当者として書くものであるから、仕事に慣れてくれば書く技術も自然に身につく。
その中で、個人として特に心がけたいのは礼状である。
電話よりもはがき１枚のを……贈り物をもらったら礼状を出すのは当然の礼儀であるが、ビジネスで何か世話になったときに出しておくのも礼状である。
極端な話、出しても出さなくともよい礼状である。
それだけに、タイミングのよい礼状は相手を感動させる。
相手によかれと何かをして、礼状をくれる人と礼状をくれない人を比較したとき、人間の感情として差がつくのは当然である。
電話ですませるのとは本質的に違う。
はがき１枚の礼状でも必ず出す人は、その人の人柄がしのばれ、信頼が寄せられる。
受け取り礼状はすぐに出す……贈り物を受けたときに出す返礼としての礼状がある。
会社として書く場合と個人として出す場合があるが、特に、配送されてきた品物の礼状はすぐに書いて出すのが儀である。
相手は品物が着いたかどうか案じている場合も多いので、あまり遅れては効果がなく、失礼である。
業務上の礼状はタイミングが大切……もう１つは業務上の礼状である。
たとえば出張して世話になった先、特に接待を受けたときは必ず出す。
あるいは取引先を紹介斡旋してもらったような場合も必ず出す。
さらには、事務上で入金があった場合や、特に依頼した照会に答えてもらったような場合は、礼状によって相手とよりよいコミュニケーションができ、その後のビジネスにとってプラスになる。
これらの礼状もタイミングをのがさず早めに出すのが肝要である。
感謝の気持ちを率直に……文でよいから、ありがたかったことや感謝している気持ちを率直に書く。
長々と書けば心がこもるというわけでもなく、美辞麗句を並べるのがより深い感謝を表わすわけでもない。
拝啓春暖の候いよいよご清祥のこととお喜び申しあげます。
さて、このたびの御地出張に際しましては、格別のご配慮ご芳情を賜わり、心よりお礼申しあげます。
お陰様にて滞りなく任務を終え、昨日帰社いたしました。
御地の販売網の仕組みや貴社の販売体制など懇切でいねいなご説明をいただき、大変参考になりました。
お礼申しあげます。
どうか、今後とも変わらぬご厚情を賜わりますように、ひとえにお願い申しあげます。
末筆ながら、お世話になりました販売部の皆様にくれぐれもよろしくお伝え願えれば幸いでございます。
まずは取り急ぎ、書面にて失礼とは存じますがお礼申しあげます。
敬具。
礼を尽くした簡潔な言葉で……ビジネス関係での礼状は、一定の節度をもった簡潔なお礼の言葉のほうが好感をもたれる。
ただし、言葉はていねいに述べ、相手が年齢や地位が高い場合は特に礼を尽くした言い方にする。
拝啓　秋涼の候貴社ますますご隆盛のこととお喜び申しあげます。
平素は格別なるご高配をいただき、深く感謝しております。
さて、このほどご依頼いたしました｢山と海の環境汚染｣の資料を早速お送りくださいまして、誠にありがとうございました。
これにより今後の調査活動に大きな成果が出るものと、深く感謝いたしております。
今後もまたお願いいたすことがあろうかと存じますが、よろしくお願い申しあげます。
まずは取り急ぎ、書中にてお礼申しあげます。
敬具。
例外的なレターとは……通常のビジネスレターは当方の都合または相互の都合から書く文書であるから、事実を整理すれば書ける。
これらとは別に、相手の行為に対して書く督促状や抗議状、あるいは相手からの抗議や苦情の申し入れを受けて書くわび状は例外的なレターで、書き方が難しい。
謝るときはきちんと謝る……特に当方の立場が弱い場合は、自分の責任問題ともからんで、どう書くか悩む。
これが電話ならひたすら謝ったり、多少の言いのがれもできるが、文書は証拠として残るものであるから、めったなことは書けない。
そうかといってほうっておけば事態がさらに悪化する。
謝るべきときにきちんと謝るのは礼儀であり、これを文書として書けるようになれば、あなたはビジネスマンとして一人前といえる。
誤解を解く弁解状……詫び状を書かなくてはならないケースは、大きく分けて2つある。
その１つは、特に当方の手落ちはないが、不可抗力などで相手に迷惑をかけた場合である。
たとえば、何かの事情で注文品を送るのが遅れたとか、送金や書類の送付が遅れたような場合である。
相手の誤解もあるので、その誤解を解く。
この場合は弁解状となる。
非をわびる陳謝状……もう１つは、当方に不注意や過失などがあって、相手に迷惑や損害を与えた場合である。
たとえば製品の明らかなミスがあったり発送中に商品が破損したりした場合、あるいは約束の納期に遅れたような場合である。
この場合は陳謝状になる。
事実調査が先決……わび状は相手の苦情や抗議に誠意をもってこたえる内容にする。
まず相手の言い分をよく聞き、事実を調べる。
調べた結果、弁解状とすべきか陳謝状とすべきかを見極める。
誠意をもって対処する……弁解状なら事のしだいをていねいに述べ、了解を求める。
陳謝状なら弁解がましいことは述べないで、解決策を示す。
いずれの場合も、ただ謝ればよいというものでなく、誠意をもって対処し、改善策を講じた上で書く。
また、調べた結果、相手に落ち度がある場合でも、相手に気まずさを残さないよう配慮する。
わび状は証拠として残る……のちのちまで証拠となるので、具体的に書く必要はあるが、責任を負えないことまで書いてはいけない。
前略　本日11月５日付けの貴書、拝見いたしました。
10月20日ご送付いたしたはずの当社製品ルンルンがまだ到着していないとの由、大変驚愕いたしております。
ただちに調査いたしましてご返事申しあげます。
出荷伝票は届いておりますので、輸送中の事故かと存じますが、いずれにいたしましても、大変ご迷惑をおかけいたし、おわびの申しあげようもございません。

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